Mängdreglering – vad det är och hur det fungerar

Vad innebär mängdreglering?

I ett bygg- eller anläggningsprojekt anges ofta mängder i en mängdförteckning. Det kan exempelvis handla om:

• 5 000 m³ schakt
• 1 200 m ledningsschakt
• 3 500 m² asfalt
• 850 m kantsten
• 120 st brunnar

Mängderna i mängdförteckningen är normalt de mängder som ligger till grund för anbudet och kontraktet. Under projektets gång kan de verkliga mängderna däremot förändras – det kan till exempel visa sig att det behöver schaktas 5 400 m³ i stället för de 5 000 m³ som angavs i mängdförteckningen.

Mängdregleringen innebär alltså att entreprenören får ersättning för den mängd som faktiskt har utförts, enligt de regler och priser som gäller för kontraktet.

Mängdreglering i bygg och anläggning

Mängdreglering är särskilt vanligt i anläggningsentreprenader där det är svårt att på förhand fastställa exakt hur stora mängder som kommer att utföras. Exempel är:

• schakt och fyllning
• bergschakt
• masshantering
• ledningar och VA
• asfalt och beläggningar
• markarbeten
• grundläggning
• betongarbeten
• kabelarbeten
• rivning
• transport och deponi

Mängdförteckningen innehåller då kontraktsmängder och avtalade à-priser. Den slutliga ersättningen kan förändras när de verkligt utförda mängderna fastställs. Upphandlingsmyndigheten beskriver mängdkontrakt som en ersättningsform där beställaren har en mängdförteckning med uppskattade eller verkliga mängder och där mängderna multipliceras med entreprenörens offererade à-priser.

Vad är skillnaden mellan mängdreglering och ÄTA?

Mängdreglering och ÄTA-arbeten är inte samma sak.

Ett enkelt exempel: om kontraktet innehåller schakt – 5 000 m³ × 150 kr/m³ och det slutliga utfallet blir 5 400 m³ kan de 400 extra kubikmetrarna normalt hanteras som en mängdreglering enligt kontraktets regler. Om beställaren däremot beställer ett helt nytt arbete som inte finns med i kontraktet, kan det i stället vara fråga om ett ÄTA-arbete.

Det är därför viktigt att skilja på avvikande mängd, ändrat arbete och nytt arbete. Exakt hur en förändring ska hanteras beror på kontraktets villkor och tillämpliga standardavtal.

Mängdförteckningen är grunden för mängdregleringen

En fungerande mängdreglering börjar redan när kontraktet och mängdförteckningen tas fram. Mängdförteckningen innehåller normalt bland annat:

• kod eller post
• beskrivning av arbetet
• enhet
• kontraktsmängd
• à-pris
• kontraktssumma eller delsumma

Trafikverket beskriver mängdförteckningen som ett dokument som kan vara en del av förfrågningsunderlaget när den är oprissatt och en kontraktshandling när den är prissatt. Vid mängdreglering behöver den ursprungliga kontraktsmängden kunna jämföras med den mängd som faktiskt har utförts.

Hur går en mängdreglering till?

En mängdreglering kan förenklat delas upp i fem steg:

1. 1

   Fastställ kontraktsmängden

   Utgå från den mängdförteckning som ingår i kontraktet och identifiera vilka mängder och à-priser som gäller.

2. 2

   Mät och dokumentera utförda mängder

   Under projektets gång registreras de mängder som faktiskt utförs, till exempel genom mätningar, inmätningar, mätprotokoll, följesedlar, arbetsorder, egenkontroller eller andra projekthandlingar.

3. 3

   Jämför kontrakt och utfall

   Den utförda mängden jämförs med kontraktsmängden, exempelvis så här:

   Exempel på avstämning mellan kontraktsmängd och utförd mängd

   Post	Kontraktsmängd	Utförd mängd	Avvikelse
   Schakt	5 000 m³	5 400 m³	+400 m³
   Ledning	1 200 m	1 150 m	−50 m
   Asfalt	3 500 m²	3 650 m²	+150 m²

4. 4

   Beräkna ekonomisk reglering

   Avvikelsen multipliceras med aktuellt à-pris enligt kontraktet. På så sätt kan man löpande se hur förändrade mängder påverkar entreprenadens ekonomi.

5. 5

   Kontrollera och godkänn underlaget

   Beställare och entreprenör behöver kunna kontrollera hur mängderna har beräknats och vilket underlag som ligger bakom regleringen. Ett tydligt och spårbart underlag minskar risken för diskussioner och tvister när projektet ska slutregleras.

Varför är löpande mängduppföljning viktigt?

Ett vanligt problem är att mängdregleringen görs först i slutet av projektet. När flera års eller månaders produktion ska sammanställas i efterhand kan det vara svårt att veta:

• vilka mängder som faktiskt utfördes
• när de utfördes
• var arbetet utfördes
• vilket underlag som styrker mängden
• om mängden redan har reglerats
• hur mängdavvikelsen påverkar prognosen
• vilka poster som fortfarande återstår att reglera

Det leder ofta till omfattande manuellt arbete i Excel och andra dokument. Med löpande mängduppföljning dokumenteras mängderna i takt med att arbetet utförs – när det sedan är dags för mängdreglering finns underlaget redan samlat.

Mängdreglering handlar heller inte bara om slutavräkningen. Genom att följa mängderna löpande går det att upptäcka tidigt om projektets verkliga omfattning håller på att avvika från kontraktet. Upptäcks till exempel en stor mängdökning tidigt kan beställaren se att den prognostiserade entreprenadkostnaden riskerar att öka, medan entreprenören kan följa hur produktionen utvecklas mot kontraktets mängder och bedöma den återstående intäkten. Mängduppföljning blir därmed ett verktyg både för mängdreglering, kostnadskontroll och ekonomisk prognos.

Vilket underlag behövs för en mängdreglering?

Vilket underlag som krävs beror på projektet, kontraktet och hur mängderna ska mätas och ersättas. Vanliga underlag är exempelvis:

• mängdförteckning
• mätprotokoll
• inmätningar
• ritningar
• relationshandlingar
• följesedlar
• vågsedlar
• egenkontroller
• dagboksanteckningar
• fotografier
• ÄTA-underlag
• produktionsdata

Det viktiga är att det går att följa mängden från utfört arbete till reglerad mängd. Ett bra regleringsunderlag ska därför inte bara visa totalsumman utan även göra det möjligt att kontrollera hur den har räknats fram.

Vanliga problem vid mängdreglering

Mängdreglering kan bli tidskrävande när informationen finns utspridd på flera ställen. Vanliga problem är:

Mängder dokumenteras i efterhand

När mängderna sammanställs först i slutet av projektet ökar risken för fel och bortglömda poster.

Olika Excel-filer används av olika personer

När beställare, entreprenör, platschef och mätpersonal arbetar i olika filer kan det bli svårt att veta vilken version som är aktuell.

Underlaget saknar spårbarhet

Det kan vara svårt att koppla en reglerad mängd till den mätning eller dokumentation som ligger bakom.

Avvikelser upptäcks för sent

Om mängderna inte följs löpande kan stora avvikelser upptäckas först när projektet nästan är färdigt.

ÄTA och mängdreglering blandas ihop

Om kontraktsmängder, mängdavvikelser och ändringsarbeten hanteras i samma manuella sammanställning ökar risken för fel.

Hur kan digital mängduppföljning förenkla mängdregleringen?

Med digital mängduppföljning kan mängder registreras och följas upp löpande under projektets gång. I stället för att samla ihop informationen först vid slutregleringen skapas ett kontinuerligt underlag för projektets mängder. Det ger bland annat:

• bättre kontroll över kontraktsmängder och verkligt utfall
• spårbarhet för registrerade mängder
• tidigare upptäckt av mängdavvikelser
• bättre kontroll över projektets ekonomi
• mindre manuellt arbete
• färre risker för missade eller dubbelt reglerade mängder
• ett bättre underlag för slutreglering och slutavräkning

Mängduppföljning är byggt för svenska bygg- och anläggningsprojekt där mängder behöver följas upp mot kontrakt och produktion. Genom att registrera mängder löpande får projektet ett samlat, tidsstämplat underlag som kan användas både under produktionen och när det är dags att reglera kontraktet – i stället för att försöka återskapa projektets mängder i efterhand. Det gör mängdregleringen snabbare, mer transparent och enklare att granska.

Vanliga frågor om mängdreglering